Comienza el nuevo año repleto de nuevos proyectos. Quizás a usted le acaban de encargar la organización de un congreso de su empresa, asociación o colegio profesional en Vigo. ¿Es la primera vez que se enfrenta a un reto parecido y no sabe por dónde empezar? Respire hondo. Ha dado con el lugar adecuado. A continuación le ofreceremos cinco recomendaciones sencillas pero precisas para que comience con buen pie, evite los quebraderos de cabeza y su evento sea todo un éxito.
1. Solicite asesoramiento
Antes de dar mil vueltas sin sentido, pida ayuda a los que tienen más experiencia en el terreno. Se ahorrará muchos pasos previos. No dude en dirigirse a la decena de organizadores profesionales de congresos que trabajan en la ciudad. Aquí tiene la recién publicada guía Galicia Mice en la que puede conocer de primera mano quiénes son. Contacte también con nosotros, Fundación Vigo Convention Bureau, para pedir apoyo. Desde esta organización sin ánimo de lucro y con una amplia experiencia le podemos proporcionar ayuda en la organización global del evento, desde la elaboración de candidaturas a la visita a los espacios de la ciudad. Podemos ponerle en contacto con empresas de servicios que abarquen todas sus necesidades y además le ofreceremos descuentos para el traslado de sus congresistas en Renfe y en Iberia así como material de información turística, planificación para el tiempo de ocio, etc.
2. El espacio de la celebración
Seleccione con suficiente antelación y con mimo la fecha y el espacio para su evento. Vigo le ofrece decenas de posibilidades teniendo en cuenta el número de participantes que espera convocar; desde grandes espacios con hasta 1.400 plazas como el Pazo de Congresos Mar de Vigo hasta salas más pequeñas en edificios históricos como el Pazo de San Roque. Infórmese sobre todos ellos y los requisitos necesarios para disponer de cada uno en esta práctica guía de espacios de la ciudad.
3. Un alojamiento para cada gusto
Facilite lo máximo posible el alojamiento a sus participantes. Recuerde que en Vigo cuenta con más de setenta establecimientos hoteleros que le permiten elegir entre la categoría más alta, cinco estrellas, con el Hotel Nagari y Los Escudos y una docena de cuatro estrellas. Sea cual sea su evento siempre se puede intentar negociar el precio de las habitaciones. En Vigo Convention Bureau podemos ayudarle.
4. Atención a los detalles
Son las pequeñas atenciones las que marcan la diferencia entre un excelente evento -aquel que animará al participante a apuntarse a nuevas ediciones e incluso a regresar a la ciudad con su familia- de otro que no quede en su memoria más de una semana. Entre otras cosas, dedique el tiempo necesario a elegir un buen catering que tenga en cuenta necesidades especiales como alergias e intolerancias. Vigile la temperatura de la sala en la que se van a celebrar los actos y que todas las instalaciones, incluidos los aseos, estén en perfectas condiciones. Sea innovador y elegante a la hora de preparar los diplomas y obsequios que se vayan a entregar a los participantes. Y no escatime, si el congreso es internacional, en contratar a asistentes que sepan varios idiomas. Algo tan sencillo como ayudar a un extranjero a pedir un taxi o indicarle los lugares que puede visitar durante su estancia en Vigo hará que su experiencia sea mucho más positiva.
5. Tras el trabajo, un poco de ocio
No se olvide de que casi tan importante como elegir a los ponentes más adecuados y contenidos interesantes y novedosos en el programa de su reunión, también es esencial organizar actividades para el tiempo libre. En Vigo tendrán la oportunidad de realizar apasionantes rutas por el casco histórico de la ciudad, desde el Vigo más industrial a su señorial ensanche y, por supuesto, siempre con su imponente Ría de fondo. A tan solo 45 minutos en barco tienen las Islas Cíes, un paraíso candidato a convertirse en Patrimonio de la Humanidad, que posee la “Mejor playa del mundo”, según el prestigioso diario “The Guardian”. La ciudad ofrece una gran oferta para practicar deportes de aventura y acuáticos y un sinfín de posibilidades para degustar su excelente gastronomía. En esta guía puede consultar un montón de propuestas. Y no deje tampoco de visitar la página oficial de Turismo de Vigo.
¡Y una cosa más! Promocione su evento entre los sectores que crea que pueden estar interesados y establezca una relación cercana con los medios de comunicación, tanto especializados como generalistas. Cree una atractiva página web para ir abriendo boca (en varios idiomas si es necesario) y active las redes sociales que vaya a ser capaz de alimentar meses antes, durante y después de su evento. No dude tampoco en pedir apoyo para esta promoción a Vigo Convention Bureau. Y, si esta información le ha parecido interesante, ¡compártala también! 😉